Bir estetik kliniğine gelen danışanın ilk ziyaretinde imzalattığınız kâğıtları düşünün. Çoğu klinikte bunlar tek bir forma sıkıştırılmıştır: kişisel bilgiler, "verilerimin işlenmesine izin veriyorum" kutucuğu, işlemin riskleri ve en altta bir imza. Pratik görünür, ama hem hukuken hem de operasyonel olarak sorun çıkarır.
Bu yazıda üç kavramı birbirinden ayırıyoruz: aydınlatma, açık rıza ve işlem onamı. Ardından estetik kliniklere özgü iki konuya, öncesi ve sonrası fotoğraflara ve imzanın nasıl saklanacağına bakıyoruz.
Sağlık verisi neden farklı?
6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK), sağlık verilerini özel nitelikli kişisel veri olarak sayar. Danışanın alerjileri, kullandığı ilaçlar, geçirdiği işlemler, cilt tipi notları ve işlem fotoğrafları bu kapsama girebilir.
Özel nitelikli veriler için kanun daha sıkı işleme şartları ve ek güvenlik önlemleri öngörür. Bu nedenle estetik kliniği, sıradan bir hizmet işletmesinden daha dikkatli davranmak zorundadır. Kanunun ilgili maddesi 2024 yılında değişti; kliniğinizin hangi işleme şartına dayandığını güncel metne göre hukuk danışmanınızla birlikte belirlemeniz gerekir.
Aydınlatma: bilgilendirme, onay değil
Aydınlatma yükümlülüğü, danışanı hangi verisinin, hangi amaçla, kime aktarılarak ve hangi hukuki sebeple işlendiği konusunda bilgilendirmektir. Danışanın bir şeyi kabul etmesi gerekmez; bilgilendirilmiş olması gerekir.
İyi bir aydınlatma metni:
- Veri sorumlusunun (kliniğin) kimliğini açıkça yazar.
- Verilerin hangi amaçlarla işlendiğini sade bir dille sıralar: randevu yönetimi, tedavi kaydı, yasal saklama yükümlülükleri, iletişim.
- Verilerin kimlere aktarılabileceğini belirtir: örneğin yazılım ve mesajlaşma hizmeti sağlayıcıları.
- Danışanın haklarını ve başvuru yolunu gösterir.
Aydınlatma metni zamanla değişir. Yeni bir hizmet sağlayıcı eklediğinizde ya da bir amacı güncellediğinizde metnin yeni bir sürümü oluşur. Bu yüzden hangi danışanın hangi sürümü gördüğünü bilmek önemlidir. Tek bir sabit kâğıt yerine sürüm numarası ve tarih taşıyan bir metin kullanmak, geriye dönük soruları yanıtlamayı kolaylaştırır.
Açık rıza: özgür, belirli ve ayrı
Açık rıza, belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirmeye dayanan ve özgür iradeyle verilen onaydır. Kişisel Verileri Koruma Kurumu'nun yayımladığı rehberler, iki hatanın altını özellikle çizer:
- Aydınlatma ile açık rızayı aynı metne gömmek. Danışan neyi okuduğunu, neyi onayladığını ayırt edemez. İki metin ayrı olmalıdır.
- Açık rızayı hizmetin ön şartı yapmak. "İmzalamazsanız işlem yapamayız" dediğiniz bir rıza özgür irade ile verilmiş sayılmayabilir.
Açık rızaya dayanıyorsanız, danışanın bu rızayı geri alabileceğini de unutmayın. Rıza kaydının ne zaman, hangi metin sürümüyle verildiğini ve geri alınıp alınmadığını tutabilmeniz gerekir.
İşlem onamı: tıbbi bilgilendirmenin belgesi
İşlem onamı (aydınlatılmış onam), KVKK'dan ayrı bir konudur. Hasta Hakları Yönetmeliği, tıbbi bir müdahaleden önce kişinin müdahalenin niteliği, olası riskleri, alternatifleri ve beklenen sonuçları hakkında bilgilendirilmesini ve rızasının alınmasını düzenler.
Estetik uygulamalarda bu belge her işlem için aynı değildir. Lazer epilasyon, dolgu, botoks ya da kimyasal peeling için riskler, kontrendikasyonlar ve işlem sonrası bakım talimatları farklıdır. Bu yüzden:
- Hizmete özel onam formları kullanın. Genel bir "tüm işlemler" formu, belirli bir işlemin risklerini anlatmakta yetersiz kalır.
- Form içeriğini değiştirdiğinizde eski sürümü silmeyin. Danışanın hangi sürümü imzaladığı sonradan önemli olabilir.
- Onamı işlem gününden önce ya da işlem öncesinde, danışanın soru sorabileceği bir ortamda alın.
Öncesi ve sonrası fotoğraflar
Estetik kliniklerde fotoğraf, tedavinin takibi için vazgeçilmezdir. Ancak yüzü ya da kimliği belirlenebilir bir fotoğraf sağlık verisiyle birlikte tutulduğunda özel özen gerektirir.
Burada iki kullanımı birbirinden ayırın:
- Tedavi takibi için çekilen fotoğraflar: Yalnız tedavi kaydında, yetkili personelin erişebileceği bir yerde saklanmalıdır. Personelin kişisel telefonunda ya da mesajlaşma gruplarında dolaşmamalıdır.
- Tanıtım amaçlı kullanım: Web sitesi ya da sosyal medyada paylaşım, tedavi amacından tamamen farklı bir amaçtır ve danışanın ayrı, açık rızasını gerektirir. Sağlık hizmetlerinin tanıtımına ilişkin mevzuat da bu tür görsellerin kullanımını ayrıca sınırlayabilir; paylaşmadan önce güncel düzenlemeyi kontrol edin.
İmza nerede ve nasıl saklanmalı?
Kâğıt formların en büyük sorunu, ihtiyaç duyulduğunda bulunamamalarıdır. Hangi klasörde, hangi tarihte, hangi sürümle imzalandığını bulmak zaman alır; bazen form hiç bulunamaz.
Dijital imzada dikkat edilecek noktalar:
- İmza, klinikte ve danışanın kendi elinden alınmalıdır. Personelin danışan adına işaretlediği bir kutucuk onam yerine geçmez.
- İmzalanan belge, metnin o anki sürümüyle birlikte değiştirilemez bir biçimde (örneğin PDF olarak) saklanmalıdır.
- Belge, danışanın kaydına bağlı olmalı ve yalnız yetkili personel tarafından görülebilmelidir.
- İşlem onamı eksik bir randevuda personel uyarılmalı, onam olmadan devam ediliyorsa bunun gerekçesi kayda geçmelidir.
Kısa kontrol listesi
- Aydınlatma metniniz ile açık rıza metniniz ayrı mı?
- Aydınlatma metninin sürümlerini ve hangi danışanın hangi sürümü gördüğünü takip edebiliyor musunuz?
- Her estetik işlem için ayrı bir onam formunuz var mı?
- İşlem fotoğrafları kişisel telefonlarda değil, yetkiye bağlı bir kayıtta mı duruyor?
- Tanıtımda kullanılan fotoğraflar için ayrı açık rıza alıyor musunuz?
- İmzalı belgeler, imzalandığı sürümle birlikte bulunabilir durumda mı?
Klinara bu süreçte ne yapar?
Klinara'da KVKK aydınlatma metni sürümlü tutulur ve danışanın hangi sürümü onayladığı kayıt altındadır. Her hizmet için ayrı işlem onamı şablonu tanımlanır; danışan klinikte tablette imzalar ve imzalı PDF danışan kartına eklenir. İşlem onamı eksik bir randevuda personel uyarılır, devam edilirse gerekçesi kaydedilir. Metinlerin içeriği ise kliniğinize aittir ve hukuk danışmanınızla birlikte hazırlanmalıdır.
Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır ve hukuki danışmanlık değildir. Kliniğinizin yükümlülükleri için güncel mevzuatı bir hukuk danışmanıyla birlikte değerlendirin.
